In vielen Projekten und gerade im SharePoint Umfeld trifft man auf die Anforderung, dass die Lösung auf jeden Fall „eine Workflowunterstützung“ haben muss. Das scheint bei Kunden dann das Gefühl auszulösen, dass damit alle Probleme, die Sie mit internen Prozessen haben gelöst würden. Dies ist auf Grund verschiedener betrieblicher Aspekte meist nicht der Fall.
- Prozesse sind nicht genau definiert
- Zeitdruck führt zu einer Abkehr von den normalen Abläufen
- Verschiedene Mitarbeiter bearbeiten Prozessschritte in unterschiedlichen Reihenfolgen
- Eine einheitliche Prozessdefinition ist nicht zu erreichen
- Regelmäßige Änderungen an Prozessen
- Verschiedene Produkte oder Aufgaben erfordern verschiedene Abläufe
All diese Aspekte führen dazu, dass eine optimale Workflowunterstützung für bestehende Prozesse beim Kunden schwierig ist.
SharePoint und verschiedene Drittanbieter bieten zwar mehr oder weniger elegante Lösungen zur Modellierung von Workflows (hierzu an andere Stelle mehr), allerdings erweist es sich meist, dass die Probleme nicht bei der technischen Modellierung sondern bei der Erarbeitung der Arbeitsabläufe und deren Implementierung auftreten.
Es kommt dann sehr schnell zu Problemen, falls Mitarbeiter ihre Arbeitsweise ändern müssen, oder bestehende Arbeitsweisen auf eine neue „SharePoint Denke“ umgestellt werden müssen. Dies erfordert von Seiten der Beratung und des Projektmanagement (sowohl auf Dienstleister- als auch auf Kundenseite) Fähigkeiten im Bereich Change Management, um Projekte nicht schon bei der Einführung an Widerständen bei den Nutzern scheitern zu lassen.
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